Prozessdokumentation
Prozessmanagement schafft Transparenz
Das Prozessportal der HS Osnabrück enthält alle Prozesse, die bereits erfasst wurden. Unterteilt in Führungs-/ Kern- und Supportprozesse finden sich alle Bereiche der Hochschule in unserer Prozesslandkarte (siehe Abbildung oben), die der Navigation dient, wieder. Nachdem das Prozessteam die inhaltliche Arbeit (siehe Prozessentwicklung) abgeschlossen hat, werden die Prozesse im Portal veröffentlicht und sind danach für Mitarbeitende und Lehrende passwortgeschützt zugänglich.
Die einzelnen Prozesse sind in Flussdiagrammen dargestellt und enthalten die im Prozess involvierten Bereiche, deren Arbeitsschritte sowie Fristen und Zeitabläufe. Außerdem lassen sich relevante Dokumente direkt am Prozess verknüpfen und herunterladen.
Der Geschäftsbereich Prozessmanagement bedient sich technisch einer datenbankgestützten Business Process Management Software. Dieses Tool garantiert eine einheitliche Darstellung und ermöglicht durch die hinterlegte Datenbank umfassende Auswertungen und Berichte. Automatisiert können so Prozesse nachgehalten und die Evaluation der Prozesse zu gegebenem Zeitpunkt initiiert werden. Die hinterlegte Schlagwortsuche ermöglicht es, Prozesse und Formulare schnell aufzufinden. Die Geschäftsbereiche können Formulare und relevante Dokumente so direkt am Prozess verknüpfen bzw. über die Formularverwaltung zur Verfügung stellen. Eine Versionierung und Archivierung wird durch die Software vorgenommen.
Die Darstellung der Prozesse orientiert sich am Business Process Model and Notation (BPMN), welches bestimmte Basiselemente zur Darstellung von Geschäftsprozessen und Arbeitsabläufen definiert (vgl. Freund & Rücker, 2017). Seit 2013 ist die verwandte Darstellung auch als ISO-Standard definiert (ISO/IEC 19510), welches es zu einem weitreichend akzeptierten und nachhaltigen Instrument macht.
Seit Juli 2018 sind die Formulare der Hochschule unter dem Button „Formulare“ zu finden. Auch hier findet sich - angelehnt an die Supportprozesse der Hochschule Osnabrück - eine Unterteilung nach den Themenbereichen Finanzen, Gebäude/IT/Beschaffung, Personal und Lehre/Forschung. Außerdem lassen sich alle hinterlegten Formulare auch über die A-Z Liste nach ihrem Dateinamen finden. Falls weitere Formulare im Prozessportal aufgenommen werden sollen, steht der Geschäftsbereich Prozessmanagement gern zur Verfügung.
Literatur:
Freund, J. & Rücker, B. (2017): Praxishandbuch BPMN mit Einführung in CMMN und DMN. 5. aktualisierte Auflage. München.