Lieferanteninformationen zur elektronischen Rechnungsstellung
Anforderungen an die elektronische Rechnungsstellung
Die Hochschule Osnabrück beforzugt eine elektronische Rechnungsstellung.
Bitte senden Sie uns Ihre XRechnungen/ZUGFeRD (strukturierte, maschinenlesbare XML-Rechnungen), alternativ Ihre PDF-Rechnungen ausschließlich an die folgende zentrale E-Mail-Adresse:
Weitere Formate wie bspw. Word-Dokumente oder JPG-Bilder können nicht verarbeitet werden und finden daher keine Berücksichtigung. Sollte Ihnen die Übermittlung von Rechnungen auf dem elektronischen Weg nicht möglich sein, dann senden Sie Ihre Rechnungen in Papierform bitte an das Postfach des zentralen Rechnungseingangs:
Hochschule Osnabrück
Postfach 1940
49009 Osnabrück
Bitte senden Sie eine Rechnung pro E-Mail. Weitere Anhänge z.B. Lieferscheine, Tätigkeitsnachweise etc. können mit der Rechnung in einer E-Mail versandt werden. Dabei bitten wir um Kennzeichnung der Anhänge mit dem Dateinamen “Anlage”. Für Gutschriften gilt entsprechendes.
Die E-Mail-Adresse invoice@hs-osnabrueck.de wird ausschließlich zur systemseitigen Verarbeitung von Rechnungen verwendet. Deshalb wird jeglicher weiterer Inhalt der Mails nicht gelesen. Bitte sehen Sie deshalb von persönlichen Texten, Mahnungen, Einladungen etc. auf dieser E-Mail-Adresse ab. Alle buchhalterischen Anfragen, sowie die Zusendung von Einladungen, Mahnungen, etc. können Sie gerne an die E-Mail-Adresse finanzbuchhaltung@hs-osnabrueck.de richten.
Zur internen Zuordnung ist es zwingend notwendig, die in der Bestellung angegebene E-Mail-Adresse der bestellenden Person [BT-58] sowie die Kostenstelle/Innenauftrag [BT-13] im Rahmen der Rechnungsstellung zu übermitteln.
Des Weiteren möchten wir Sie bitten, das Lieferdatum [BT-72] und sofern relevant den Abrechnungszeitraum auf Positionsebene [BT-134] und [BT-135] anzugeben.
Sofern die bestellende Person bei der Bestellung Projektnummer oder weitere Informationen angibt, so bitten wir Sie, auch diese Information [BT-22] auf der Ebene der Rechnung oder [BT-122] auf Ebene der Position bei der Rechnungsstellung zu berücksichtigen.
Bitte weisen Sie bei zukünftigen Rechnungen neben dem Gesamtbetrag auch jede Einzelposition netto, also exklusive Umsatzsteuer, aus.
Wir bedanken uns für Ihre Mitwirkung.