2 Mitarbeiter*innen für die Sachbearbeitung von Lehraufträgen und das Dekanatssekretariat

Das Institut für Musik (IfM) der Hochschule Osnabrück mit rund 400 Studierenden in den Studienrichtungen Jazz, Klassik, Musical und Pop im Studiengang Musikerziehung bietet Lehrenden wie Verwaltungsmitarbeitenden vielseitige und dynamische Arbeitsfelder.

Für die Betreuung unserer rund 150 Lehrbeauftragten und die Besetzung des Dekanatssekretariats suchen wir zum nächstemöglichen Zeitpunkt zwei Mitarbeiter*innen mit Serviceorientierung, Eigeninitiative und Freude an vielseitigen Aufgabenfeldern. 

Ihre Aufgaben 

• Organisation des Ausschreibungsprozesses neuer Lehrbeauftragter
• Umsetzung der Beauftragungen nach Absprache mit den Studienrichtungsbeauftragten und dem Dekan
• Kommunikation mit den Lehrbeauftragten bzgl. Lehrauftragsabwicklung
• organisatorische Einarbeitung neuer Lehrbeauftragter und Ansprechperson bei Fragen zum Lehralltag
• Datenerfassung und -pflege sowie Zahlungsbuchung in SAP
• Erledigung allgemeiner Büro- und Sekretariatstätigkeiten, wie Terminverwaltung, Datenbank- und Aktenpflege, Postverteilung, Bestellungen sowie Ansprechperson für externe Anfragen etc.
• unterstützende Tätigkeiten bei der Organisation von Sitzungen und (Abend-) Veranstaltungen sowie Gästebetreuung
• Organisation des Thekenbereichs für Veranstaltungen im Konzertsaal: Getränkebestellungen, Einarbeitung von Hilfskräften, Rücksprache mit Nutzerinnen und Nutzern etc.

Ihr Profil

• einschlägige abgeschlossene Berufsausbildung, vorzugsweise im verwaltenden oder kaufmännischen Bereich 
• Flexibilität hinsichtlich gelegentlicher Arbeitszeiten am Abend sowie am Wochenende
• sehr gute kommunikative Fähigkeiten (mündlich und schriftlich)
• Teamfähigkeit sowie ein hohes Maß an Serviceorientierung
• Diskretion und Zuverlässigkeit im Umgang mit vertraulichen Daten
• selbstständige, sorgfältige und ergebnisorientierte Arbeitsweise auch unter Stress
• sehr routinierter Umgang mit Microsoft-Standardsoftware sowie modernen Informations- und Kommunikationstechniken
• Erfahrungen mit SAP sowie gute Englischkenntnisse sind von Vorteil

Es handelt sich um zwei unbefristete Stellen mit je 50 Prozent der regelmäßigen Arbeitszeit, die nicht zu einer Vollzeitstelle kombiniert werden können. Die beiden Stellen unterscheiden sich im Wesentlichen in den jeweils zugeordneten Zeitanteilen der Aufgabenfelder „Büro/Sekretariat“ und „Abendveranstaltungen“. Je nachdem, welcher dieser beiden Bereiche überwiegend oder unterstützend übertragen wird, ist ein unterschiedlicher Grad an zeitlicher Flexibilität erforderlich. Bitte äußern Sie sich gerne bereits in der Bewerbung zu Ihren Wünschen und Möglichkeiten diesbezüglich.

Der Arbeitsort ist Osnabrück mit der Möglichkeit der Vereinbarung zur mobilen Arbeit. Die Vergütung erfolgt nach Entgeltgruppe 9a des TV-L. Die Stellen sind zum nächstmöglichen Zeitpunkt zu besetzen.

Die Hochschule Osnabrück behält es sich vor, die Auswahlgespräche in Präsenz oder online durchzuführen.