Vom Hochschulprojekt zum eigenen Unternehmen: Wie Zeitwart aus einem Raumproblem entstand

Wie wird aus einem konkreten Problem im Hochschulalltag eine eigene Geschäftsidee? Für Jan Kramer begann die Geschichte von ZEITWART am Institut für Musik der Hochschule Osnabrück. Heute ist er nicht nur Mitarbeiter der Hochschule, sondern auch Geschäftsführer des Unternehmens, das aus seinem damaligen Hochschulprojekt entstanden ist. 

Aus einem Problem entsteht eine Idee 

Jan Kramer arbeitet am Institut für Musik der Hochschule Osnabrück und ist dort unter anderem für die Administration, das Tonstudio und die Medientechnik zuständig. Die Idee für ZEITWART entstand aus einer ganz konkreten Herausforderung: An der Caprivistraße teilen sich die Hochschule und die Musik- und Kunstschule der Stadt Osnabrück Räumlichkeiten. Die vorhandenen Buchungssysteme konnten diese gemeinsame Nutzung jedoch nicht abbilden. 

Auch die bisherige Lösung hatte entscheidende Schwächen. Studierende konnten beispielsweise keine Räume selbst buchen. Buchungen liefen häufig über Raumplaner*innen oder Professor*innen, mit entsprechendem organisatorischem Aufwand. 

„Und es gab eine alte Lösung, die aber abgelöst werden musste, weil die zu viele Fehler hatte und auch nicht die Funktionalität hatte, die man so brauchte. Zum Beispiel konnten Studierende nicht selbst buchen, was bei uns aber auch wichtig ist.“ 

Gemeinsam mit seinen Kolleg*innen suchte Jan nach einer geeigneten Software. Doch keine der gefundenen Lösungen passte zur besonderen Situation am Institut für Musik. 

„Und weil ich selbst auch Informatik studiert habe, hatte ich dann Lust, daraus ein Projekt zu machen.“ 

Zunächst entwickelte er eine Lösung ausschließlich für das Institut für Musik. 2020 ging das System online und ersetzte die bisherige Software. 

Vom Hochschulprojekt zum Unternehmen 

Die neue Lösung kam gut an. Auch die Hochschulbibliothek wurde darauf aufmerksam und fragte an, ob sie das System ebenfalls nutzen könne. Das war ein entscheidender Moment: Aus der Lösung für ein konkretes Problem am Institut könnte ein Angebot werden, das auch für andere Organisationen interessant ist. 

„Und das war für mich der ausschlaggebende Grund zu sagen: Wenn die Stadt keine Lösung hat, die Hochschule keine Lösung hat, die Bibliothek auch keine Lösung hat, dann ist es ja vielleicht was, was noch mehr Leute interessiert.“ 

In einem gemeinsamen Prozess wurde das Projekt schließlich aus der Hochschule herausgelöst. Ein neuer Name und eine eigenständige Struktur mussten gefunden werden. Rund ein Jahr später wurde ZEITWART gegründet. Die Bibliothek der Hochschule war der erste Kunde. 

Heute wird ZEITWART an verschiedenen Stellen der Hochschule Osnabrück eingesetzt, unter anderem am Institut für Musik in Lingen oder im RISE Startup!Lab der Hochschule Osnabrück. Gleichzeitig wächst die Zahl der externen Kund*innen. Genutzt wird das System beispielsweise von Hochschulen und Bibliotheken in Heilbronn, Paderborn, Kiel und Gütersloh. Eine der größten Kund*innen ist eine Bibliothek in Nürnberg-Erlangen mit rund 45.000 Studierenden, die ZEITWART intensiv für ihre Lernplätze nutzt. Auch Unternehmen setzen das System ein. 

Gemeinsam mit den Kund*innen weiterentwickeln 

Nach der Gründung stand eine neue Herausforderung an: herauszufinden, wer ZEITWART tatsächlich braucht und welche Funktionen für unterschiedliche Organisationen relevant sind. Ein wichtiger Teil der Entwicklung entstand deshalb direkt aus dem Austausch mit den Kund*innen. 

„Wir hören sehr gerne den Kunden zu und gucken, was haben die für Probleme, welche Sorgen haben sie, um dann Lösungen zu schaffen, die auch wirklich zu dem Kunden passen.“ 

So wurde ZEITWART beispielsweise für einen Kunden mit zahlreichen Standorten um Funktionen erweitert, die eine sehr genaue Rechtevergabe ermöglichen. Auch die Möglichkeit, Catering gemeinsam mit einer Raumreservierung zu buchen, entstand aus einem konkreten Bedarf. 

Eine besondere Stärke von ZEITWART ist dabei das flexible Rechtesystem. Organisationseinheiten können in einer Baumstruktur abgebildet werden und jeweils eigene Buchungsregeln und Öffnungszeiten festlegen. So können beispielsweise unterschiedliche Bereiche einer Hochschule unabhängig voneinander verwaltet werden. 

Unterstützung durch die Hochschule 

Der Weg vom Hochschulprojekt zum eigenen Unternehmen war nicht ohne Herausforderungen. Allein die organisatorische Trennung von der Hochschule dauerte fast ein Jahr. Hinzu kam die finanzielle Unsicherheit in der Anfangsphase. 

Für Jan war es deshalb besonders hilfreich, weiterhin an der Hochschule beschäftigt zu sein. Er arbeitet bis heute mit einer halben Stelle an der Hochschule und konnte dadurch ZEITWART langfristig entwickeln. 

„Da bin ich der Hochschule sehr dankbar, dass ich die Anstellung immer noch habe. Also ich bin immer noch mit einer halben Stelle an der Hochschule und das hat mir die Freiräume eröffnet, auch über einen langen Zeitraum ZEITWART weiterzuentwickeln.“ 

Auch darüber hinaus unterstützte die Hochschule das Projekt, etwa durch den Austausch mit der IT und gemeinsame Brainstormings zu neuen Funktionen. 

„Die größte Unterstützung war auf jeden Fall, dass die Hochschule mich oder es erlaubt hat, quasi noch ein Projekt zu starten neben meiner regulären Arbeitszeit.“ 

Nachhaltig statt möglichst schnell 

Mittlerweile arbeiten neben Jan drei weitere Personen bei ZEITWART. Trotzdem verfolgt das Unternehmen bewusst einen anderen Weg als viele klassische Startups. 

„Ich möchte gar nicht und wollte nie ein Startup sein, das irgendwie versucht, möglichst schnell ganz viel Kapital zu machen, sondern es sollte immer eine Lösung sein, die die Probleme der Kunden löst.“ 

Statt schnellem Wachstum steht für Jan die langfristige Entwicklung des Produkts im Mittelpunkt. ZEITWART wächst stetig, inzwischen gibt es auch internationale Anfragen. Ein mögliches Projekt in Prag könnte der nächste Schritt sein. 

„Man kommt irgendwann an“ 

Was er anderen Gründer*innen mit auf den Weg geben würde? An die eigene Idee glauben und auch bei Rückschlägen weitermachen. 

„Ich glaube, das ist das Wichtigste, dass man eine Idee hat, dass man an sie glaubt und dass man für sie arbeitet, auch wenn man Rückschläge hat und einfach ein Ziel vor Augen hat und das Ziel nicht aus dem Blick verliert.“ 

Dabei müsse der Weg nicht immer geradeaus führen. 

„Egal, ob man einen Schritt zurückgehen muss oder vielleicht mal einen Schritt zur Seite, um nach vorne zu kommen, weil man nicht immer nur nach vorne gehen kann.“ 

Neue Funktionen in Sicht 

Auch bei Zeitwart geht die Entwicklung weiter. Aktuell arbeitet das Team an einem neuen Release, das voraussichtlich im September, spätestens im Oktober, für alle Kund*innen verfügbar sein soll. 

Geplant ist unter anderem eine Progressive Web App, die sich direkt aus dem Browser auf dem Smartphone installieren lässt. Hinzu kommen ein Dark Mode und neue 3D-Karten, mit denen sich Nutzer*innen besser in Gebäuden orientieren können. Künftig soll nicht nur angezeigt werden, wo sich eine Ressource befindet, sondern auch, wie man von seinem aktuellen Standort dorthin gelangt. 

Damit entwickelt sich eine Idee, die einst aus einem ganz konkreten Problem am Institut für Musik entstand, Schritt für Schritt zu einer Lösung für immer mehr Organisationen, ohne dabei den ursprünglichen Anspruch aus den Augen zu verlieren: echte Probleme zu lösen. 

Wir im RISE verwenden Zeitwart für die Raum- und Ressourcenbuchung.Vielen Dank für die Möglichkeit zur flexiblen Buchung! 

Weitere Informationen & Kontakt  

Weitere Informationen zu unseren Events und zum RISE finden Sie auf unserer Website:  
www.letsri.se